Làm sao để xây dựng và phát triển phòng đào tạo hiệu quả? Các vấn đề thường gặp khi phát triển phòng đào tạo cho công ty là gì?
Là một chuyên viên đào tạo hoặc một trưởng phòng đào tạo và phát triển, có bao giờ bạn đã gặp những tình huống như sau chưa?
- Bộ phận đào tạo & phát triển được “ưu tiên” cắt giảm đầu tiên trong phòng nhân sự khi có những biến động không tốt về tình hình sản xuất kinh doanh
- Bộ phận đào tạo & phát triển không tạo được tầm ảnh hưởng như các nhóm khác trong phòng nhân sự
- Bộ phận đào tạo & phát triển không bảo vệ được kế hoạch đặt ra
- Đào tạo được coi là chi phí chứ không phải một khoản đầu tư trong doanh nghiệp
Làm thế nào để thuyết phục lãnh đạo cho các chương trình và kế hoạch đào tạo tại Công ty?
Và tạo tầm ảnh hưởng đối với các bộ phận chuyên môn trong doanh nghiệp.
Hôm nay, SIW sẽ chia sẻ tới quý độc giả bí quyết để xây dựng một đội ngũ đào tạo & phát triển có tầm ảnh hưởng sâu rộng trong doanh nghiệp. Nội dung chia sẻ sẽ bao gồm bốn phần: Thấu hiểu lãnh đạo, hiểu phong cách ra quyết định của sếp, trở thành người có tầm ảnh hưởng tại Công ty và cuối cùng là xây dựng những bài thuyết trình về ý tưởng thuyết phục.
Xây dựng phòng đào tạo dựa trên quan hệ WIN – WIN
Mấu chốt quan trọng trong tiêu chí này là làm sao để tạo ra mối quan hệ win – win giữa bộ phận đào tạo & phát triển với ban lãnh đạo công ty.
Phòng đào tạo là một bộ phận gắn liền với chiến lược phát triển nguồn nhân lực và mục tiêu của Công ty. Bộ phận đào tạo & phát triển phải hiểu được mục tiêu cần đạt được của Công ty từ đó đưa ra chiến lược và mục tiêu riêng phù hợp với mục tiêu chung. Điều nảy sẽ được củng cố thêm nếu chúng ta có thể tạo được mối quan hệ chặt chẽ với lãnh đạo thông qua các cách sau:
- Thường xuyên kết nối với lãnh đạo để lắng nghe và thấu hiểu mong muốn của cấp trên. Tại Microsoft, văn hóa trao đổi 1:1 luôn được đề cao phát triển. Thời điểm và thời lượng của mỗi buổi thảo luận 1:1 sẽ do quản lý đưa ra hoặc do nhân viên tự đề xuất. Trong buổi trao đổi này, hãy chủ động chuẩn bị những câu hỏi để làm hiểu sâu hơn với quản lý của mình, hơn nữa cũng chia sẻ những khó khăn và nguyện vọng và đam mê của bản thân. Trong trường hơp, công ty bạn chưa có văn hóa này, tại sao chúng ta không chủ động tạo ra chúng bằng cách đặt lịch hàng tháng với quản lý, đưa ra 1 lịch trình phù hợp và tạo kết nối sâu sắc với lãnh đạo tại nơi làm việc.
- Vận dụng các công cụ trên mạng xã hội để liên tục duy trì mối liên kết: Facebook, messenger, zalo… bạn có thể sử dụng một trong những cách này để liên tục theo dõi thông tin. Sự quan tâm kết nối thường xuyên sẽ tăng mức độ gắn kết và đồng cảm của bạn và cấp quản lý. Từ đó hiểu rõ mục tiêu & mong muốn của quản lý. Đồng thời, đó cũng là cách đảm bảo để các hoạt động của phòng đào tạo và phát triển không bị đi lệch so với mục tiêu chung. Đừng bao giờ để sếp không hiểu về công việc và những khó khăn của mình. Điều đó sẽ tạo ra cách nhìn chưa chính xác với bộ phận của bạn.
- Hãy tham gia các hoạt động teambuilding một cách sôi nổi và có chủ đích. Là bộ phận đào tạo & phát triển, hãy đề xuất các thông điệp cũng như trò chơi kết nối trong những chương trình gắn kết này. Đây chính là một trong những cơ hội để bộ phận đào tạo & phát triển tạo thêm những mối quan hệ tốt với lãnh đạo và các bộ phận chuyên môn.
Muốn xây dựng phòng đào tạo phải hiểu phong cách ra quyết định của cấp quản lý trực tiếp
Phong cách ra quyết định của quản lý sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến phương pháp tiếp cận cũng như phương pháp đề xuất và xin phê duyệt của bạn. Có hai phong cách quyết định chủ yếu: Kiểu người lý trí và kiểu người cảm tính.
- Người lý trí sẽ quan tâm đến các Bằng chứng, Số liệu, So sánh với các dự án khác, So sánh với các dự án tương tự trên thị trường. Đối với một chuyên viên đào tạo hoặc quản lý nhân sự, những thông tin nào cần thiết để thuyết phục những lãnh đạo lý trí là gì? Các chỉ số có thể so sánh bao gồm: Số lượng các chương trình đào tạo trong năm và số giờ đào tạo trong năm/ quý so với các năm trước; chi phí dành cho đào tạo trên bình quân đầu người, so sánh với Doanh nghiệp/ tổ chức khác cùng ngành, hoặc có thể chọn ra một vài tổ chức khá tương đồng về đặc thù sản xuất, kinh Doanh và có tiếng trên thị trường; báo cáo phản hồi của học viên sau khóa học; báo cáo thay đổi hành vi sau từng khóa đào tạo đặc thù. Hãy luôn sẵn sàng chuẩn bị những số liệu này để sử dụng khi cần thiết.
- Người cảm tính thì coi trọng những điều gì: Lợi ích dành cho nhân viên & tập thể là gì? Các giá trị cốt lõi của công ty và những điều tốt đẹp có được tôn trọng? sự hài hòa giữa dự án này với các dự án khác? Ứng dụng đối với các chuyên viên & quản lý đào tạo/ nhân sự. Với người cảm tính, những báo cáo phản hồi của học viên là một bằng chứng vô cùng quan trọng. Hãy làm nó sống động hơn những bản khảo sát và báo cáo phản hồi sau khóa học như xây dựng thành clip phản hồi của học viên, hoặc clip sau chương trình học. Phản hồi tích cực từ các cấp quản lý cũng là một điểm cộng lớn cho chương trình của bạn. Vì người ra quyết định thích những trải nghiệm thực tế, nên việc để họ tham gia vào chương trình đóng một vai trò quan trọng trong toàn chuỗi các hoạt động.
Thuyết trình về ý tưởng của bản thân (Pitch sale)
Hãy luôn đảm bảo rằng, các chương trình, kế hoạch bạn đưa ra phù hợp với mục tiêu chung bằng các cách như trình bày ở trên. Ngoài ra, xác định phong cách ra quyết định của lãnh đạo. Từ đó đưa ra những lợi ích phù hợp với phong cách ra quyết định: Phần này bạn tham khảo phần 2 phong cách ra lãnh đạo (Head or Heart). Tiếp theo, bạn có thể áp dụng những bước sau để có một bài thuyết trình hoàn hảo trước ban lãnh đạo:
- Chuẩn bị những tài liệu báo cáo để chứng minh cho luận cứ của mình. Bạn có thể chuẩn bị 1 slide hoặc 1 bản sketchnote để có thể lưu lại toàn bộ những ý tưởng trình bày của mình. Sau đó, gọt giũa để đảm bảo đưa ra những lợi ích quan trọng nhất mà quản lý quan tâm. Ngoài ra, bạn hãy tham khảo thêm phần báo cáo để có thêm những tư liệu cho buổi trình bày của mình.
- Luyện tập luyện tập & luyện tập: “Practice makes perfect”. Luyện tập sẽ giúp bạn tự nhiên và tự tin hơn khi trình bày các ý tưởng và thuyết phục nhà quản lý. Dù bạn có chuẩn bị tốt bao nhiêu trong những số liệu và báo cáo của mình, nhưng không thể nói ra được đầy đủ ý tưởng và các luận chứng, luận cứ quan trọng thì cũng không thể hoàn thành nhiệm vụ này. Nếu kỹ năng thuyết trình và trình bày của bạn chưa trôi chảy, có thể thử một trong các cách sau:
- Chuẩn bị outline của buổi nói chuyện
- Thử quay video và thu âm giọng nói của mình để có thể hiểu hơn và đánh giá chính xác bài trình bày của mình. Từ đó, có những điều chỉnh thích hợp
- Nếu đó là một buổi thuyết trình quan trọng, hãy tập nói nó với những người trong nhóm để nhận được những phản hồi đáng quý từ họ
Lưu ý, đừng cố học thuộc bài thuyết trình, nhớ outline và trình bày một cách tự nhiên nhất.
Trở thành người có tầm ảnh hưởng tại Doanh nghiệp
- Trở thành nhân viên xuất sắc của tổ chức. “Tốt gỗ hơn tốt nước sơn”. Hoàn thành xuất sắc những công việc được giao. Chủ động trong mọi người. Tích cực đưa ra những giải pháp mới cho các vấn đề của bộ phận đào tạo và thử những phương án mới sẽ là bí quyết đầu tiên để xây dựng bộ phận đào tạo & phát triển có tầm ảnh hưởng tại Doanh nghiệp.
- Luôn truyền tải thông điệp về bản thân và mục tiêu của bộ phận. Hãy tận dụng tất cả các cơ hội để mọi người hiểu hơn về bạn và mục tiêu bạn đang hướng tới cho các chương trình đào tạo tại Doanh nghiệp. Tại sao? Hiểu chính bản thân mình, truyền thông cho mọi người về sứ mệnh, cũng như mục đích của công việc. Ngoài ra, xây dựng thương hiệu cá nhân cũng là phương pháp truyền thông hiệu quả trong Doanh nghiệp. Làm thế nào? Xác định được mục tiêu cũng như thế mạnh của bản thân. Chuẩn bị một bài thuyết trình 20s-30s về bản thân, để luôn thể hiện tốt bất cứ khi nào. Nhận những góp ý của người khác về bài thuyết trình này. Và luyện tập nó thật sự nghiêm túc.
- Trở thành người lắng nghe thấu hiểu. Giới thiệu về 4 cấp độ của lắng nghe. Câu chuyện của thủ tướng Nelson Medila. Nelson Mandela được cả thế giới công nhận là một nhà lãnh đạo tài ba. Điều ngạc nhiên hơn, ông là con trai của một tộc trưởng. Một ngày nọ, ông được hỏi: “Ông đã học để trở thành một nhà lãnh đạo tuyệt vời như thế nào?”. Ông bảo rằng ông đã đi đến những buổi họp làng với cha của ông và ghi nhớ hai điều khi cha của ông gặp những già làng khác: Thứ nhất, họ luôn ngồi thành vòng tròn. Thứ hai, Cha của ông là người nói cuối cùng. Nói về khả năng tuyệt vời của Tổng thống Nelson Mandela, ông trùm khởi nghiệp Richard Brandson đã mô tả khả năng lắng nghe tuyệt vời của Nelson Mandela như sau: Khi bạn trình bày trước Nelson, ông ấy có biệt tài biến bạn thành trung tâm của khán phòng, bạn là người duy nhất tồn tại ở đó; dù bạn là ai đi chăng nữa. Khả năng lắng nghe sâu trở thành thước đo cho kỹ năng giao tiếp và tạo tầm ảnh hưởng.
- Hãy để những người có tầm ảnh hưởng nói về bạn. Gửi email cảm ơn, phỏng vấn sau mỗi chương trình đào tạo, hoặc tốt nhất là trong cuộc nói chuyện giữa các cấp quản lý có nói tốt về chương trình hoặc hoạt động của bạn. Một tips nhỏ cho các bạn làm đào tạo là hãy để những người có tầm ảnh hưởng này tham gia vào các hoạt động của đào tạo. Chẳng hạn, trong chương trình giao tiếp, hãy để họ làm giám khảo và tư vấn cho các thí sinh. Hoặc mời họ làm diễn giả cho các chương trình đào tạo và phát triển. Một mặt bạn có nội dung đào tạo xịn xò, mặt khác có cơ hội và hiểu hơn về các bộ phận, và quan trọng hơn, khi đó, các cấp quản lý sẽ được tham gia trực tiếp vào các chương trình của đào tạo, và sẽ thấu hiểu và đồng cảm với phòng đào tạo & phát triển hơn.
- Cuối cùng, luôn thường xuyên chuẩn bị những báo cáo sau mỗi chương trình đào tạo hoặc báo cáo kết quả hoạt động theo tháng & quý. Điều này không những giúp quản lý hiểu rõ hơn về công việc đào tạo. Hơn nữa, giúp lãnh đạo hiểu bạn là một người chủ động và yêu thích công việc của mình. Báo cáo tốt cũng giúp bạn thể hiện cho sếp thấy năng lực của bản thân mình. Một trong những công cụ yêu thích của tôi đó là sử dụng hệ thống báo cáo thông qua Power BI. Power BI sẽ giúp bạn có thể cập nhật thường xuyên liên tục các chỉ số bạn quan tâm qua các biểu đồ và con số tuyệt đẹp.
Trên đây là những chia sẻ về trải nghiệm và đúc rút của Siw khi làm với nhiều khách hàng tại các ngành nghề khác nhau. Chúc bạn thành công.
